Management

Siempre fuí desordenado. No sé por qué motivo. Quizas durante mi infancia no aprendí a ordenar mis juguetes, quizás sea un tema genético, quien sabe. Pero se puede cambiar.

El orden es una pieza clave en el pensamiento, la organización, la memoria… Conseguir ser ordenado tiene frutos muy superiores al estricto orden físico.

La frase del título ya me la decía el tutor de 3º de E.G.B. Pero no entendí su calado hasta mucho más tarde, cuando David me enseñó que es clave para tener un cierto orden.

He aquí un método para ser ordenado:

• Identificar el lugar de cada cosa
  Por ejemplo. En casa tengo:
  • Un cajón para llaves (antes andaban siempre en la mesa, la cocina…)
  • Un cajón para material de escritorio (lápices, gomas, tijeras, clips…)
  • En el baño, una cestita para mí y otra para mi mujer. La norma es que no puede haber nada encima del mármol. Sólo lo que cabe en la cestita.
  • En el salón, un contenedor para el correo. A cada tanto, lo proceso y archivo/tiro.
  • Un contenedor para todas las cosas que no tienen sitio.
    Con el tiempo, te das cuenta de qué cosas acaban cayendo en este contenedor, y les buscas “su sitio”

  Aqui es importante darse cuenta de que hay que buscar categorías, si no, nos volveremos locos de tantos sitiios distintos o necesitaremos un directorio. Por ejemplo, no sabía donde guardar el pasaporte. Terminé guardándolo en el cajón de las llaves (para acordarme, el pasaporte es la llave para entrar en otros países)

• Deshacerse del hábito de guardarlo todo (para ordenar hay que tirar)
• El órden es cuestión de disciplina, de no desordenar. Hemos de huir de la comodidad de ser un descuidado para luego, un día, “hacer orden”. Esto hace que el orden sea odioso. En cambio, cuando el orden es rutina, se combierte en algo agradable, pues mantiene el lugar (ya sea la casa, el despacho o el coche) en un alto estandar de orden, cosa que produce orgullo.
• Un set de normas:
  • No puede haber cosas sueltas por encima de las mesas/estanterías; sólo decoración. Todo lo demás tiene un sitio. Y si no lo tiene, se lleva al cajón de las cosas sin sitio o se le busca un sitio.
  • Cuando se termina de usar(leer, jugar, comer) algo, se lleva a su sitio.

Un elefante se come a cucharaditas.

No quieras pasar de ser un absoluto desordenado al tío más ordenado de la oficina de la noche a la mañana. En mi opinión, debes iniciar un proceso:

• Ponte metas asequibles (e.g. orden en el baño)
• Consigue un éxito pronto. Así el orgullo que sentirás te proporcionará ánimo para seguir mejorando. De ahí la necesidad de metas asequibles.
• Consigue aliados (es bueno que expliques tu misión a quienes conviven/trabajan contigo y solicites su ayuda)
• Ves aumentando el nivel de las metas
• Elige un sitio para las cosas sin sitio, y analízalo a menudo para buscarles un sitio (que muy bien puede ser la papelera)
• Recuerda que el orden es cuestión de tomar decisiones (¿guardo todas las revistas o sólo la última?, ¿guardo la publicidad?, ¿volveré a usar este cargador?). Cuantas menos decisiones tomemos, más desorden.

Espero que estos cuatro consejos os ayuden a mejorar. Seguro que vuestras experiencias  pueden ayudar a mejorar el método, así que no dejéis de comentar cómo os ha ido.

Me preguntaba @rallat …

¿Cómo hiciste tu para dar el paso de técnico a gestor?

Esta ha sido mi respuesta:

A lo mejor, tengo suerte y me piden que escriba un libro al respecto!

Pero no fue algo que hiciera yo solo.
Todos somos gestores en cierta medida y especialistas en cierta otra.

Tu ya gestionas algunas cosas muy importante: tu vida, tu carrera, tus amistades, ….
También gestionas cosas de otros: tu trabajo, tus proyectos en el trabajo, seguro que le llevas asuntos a tus padres

Así, el salto no es tal salto. Lo vas dando paulatinamente. Es la suma de muchas decisiones.
Supongo que del mismo modo que Luis tuvo que tener algo dentro que le empujara a dar el salto (pelotas i visión básicamente) los ‘predomintantemente gestores’ tienen algo dentro que les empuja a gestionar (la cabra tira al monte)

La gracia está en quien sabe encontrar aquello que le gusta hacer y que además hace bien.
Entonces tienes muchos más números de ser feliz.

Digo esto porque si eres un técnico de PM y un gestor mediocre, por mucho que te parezca que la hierba es más verde en el otro lado quizás mejor te quedes haciendo bien lo que sabes hacer y te hace feliz, que la pasta ya vendrá…. busca el vídeo de ‘Steve Jobs’ en la ceremonia de graduación de su antigua universidad, él lo explica mejor que yo.

La decisión es tuya, recuérdalo….

En mi caso, allá en Enero 2000, tenía miedo a encasillarme en una posición eminentemente técnica y decidí marcharme de un buen trabajo para pasar a cobrar algo menos en una empresa que me ofrecía un trabajo de comercial. Allí pronto entré en una carrera ascendente de responsabilidad en áreas de gestión…

También en la empresa que dejé había tenido oportunidades de demostrar mi valía como gestor. Algunas las aproveché mejor, otras no tanto…

¿Qué hubiera sido de mi carrera si me hubiera quedado en la primera empresa? Nunca lo sabremos, pero tengo bastante claro que la decisión que te acabo de comentar no fue CLAVE para llegar donde estoy ahora. Fue una más. (Success is when opportunity meets preparation!)

Tu decisión, recuerda…

La cadena de mando tiene dos sentidos: hacia arriba y hacia abajo. Y saltársela implicaciones diferentes en función del sentido.

Hacia arriba, la cadena de mando es informativa, o consultiva. Esto es, informamos al jefe de aspectos de nuestra responsabilidad que puedan ser de su interés (como avance de proyectos, información de clientes, etc) O bien, le consultamos cómo abordar una de nuestras responsabilidades (consultar cómo ejecutar una tarea entraría dentro de nuestra formación, y se entiende cuando somos nuevos en el sitio o responsabilidad, o máxime cuando la decisión a tomar tenga mayores implicaciones que aquéllas que están delegadas en nuestra persona)

Hacia abajo, la cadena de mando es ejecutiva. Esto es, el jefe delega responsabilidades u ordena tareas.

Creo que si se le llama “cadena” de mando es por su analogía con una cadena, compuesta por todos y cada uno de sus eslabones unidos cada uno directamente al superior e inferior.

¿Qué sucede cuando nos saltamos la cadena de mando?

Saltarse la cadena de mando hacia arriba es “saltarse al jefe”. Y, en determinadas circunstancias, al jefe no va a gustarle.

¿Tiene razón de enfadarse?
En management no hay blancos y negros y no se puede decir “nunca” sin exponerse a caer en demagogia, pretensión o incluso petulancia. Volviendo al enfado del jefe. Si nos saltamos a nuestro jefe, e informamos (o consultamos) directamente al suyo, ¿para qué está él entonces?

No es lo mismo consultar una decisión operativa, que una de calado estratégico. Más sobre esto luego.

¿Y si el jefe no está y hay que tomar una decisión que le atañe? Entonces, ¿es malo saltárselo?

¡Pregunta trampa!

¿Le atañe? O ¿le corresponde?

En mi opinión, no debería suceder a menudo que una decisión que corresponde a un directivo tenga que ser tomada en su ausencia. Y menos hoy en día con las comunicaciones que existen. Si la acaba tomando su jefe, corre el peligro de no estar bien informado y acabar contradiciendo decisiones previas.

En ese caso, habiendo sido agotados los intentos razonables de localizarlo, debemos consultar con su jefe e informar al nuestro inmediatamente de la decisión tomada y sus circunstancias. En esas circunstancias, y sólo en estas, no nos hemos saltado al jefe.

Retomemos aquí por un momento el hilo sobre el calado de la decisión para añadir un par de reflexiones.
Si la decisión que hay que tomar es operativa, cabe la posibilidad que no tengamos bien entendido el equilibrio necesario entre nuestras responsabilidades y nuestra autonomía. No fuera que para lo que queremos al jefe es para que él tome nuestra decisión.
Si la decisión a tomar es estratégica, creo que no debería venir de un par de días tomarla. Andar tomando decisiones de calado estratégico deprisa y corriendo no parece una forma juiciosa de llevar un negocio.

¿Y en el otro sentido?

Saltarse a un subordinado es, como mínimo, indecoroso. Como en todo, dependerá de la frecuencia, modales y estilo con la que se haga.

Una cosa es que, puntualmente, en ausencia (agotados todos los intentos previos de localizarlo) de nuestro subordinado, tomemos una decisión y mandemos informarlo inmediatamente . Otra cosa es tomar decisiones que corresponden al subordinado por costumbre, dejadez, o pereza. O peor aún, “porque Yo soy el jefe “.

Si un directivo se encuentra a sí mismo saltándose a su subordinado a menudo, debería preguntarse quien de los dos tiene un problema. O bien el subordinado no da la talla, o bien no la da el directivo (o ambos).

Saltarse la cadena tiene consecuencias, veamos:

Si me salto al jefe, no sólo doy a entender que su opinión o forma de hacer no (me) vale si no que pongo a su jefe en la tesitura de saltarse a su subordinado.

Si me salto a mi subordinado, no sólo corro el riesgo de tomar decisiones contrarias a las que él ya tomó (operativas, ya que de las estratégicas debería estar informado), si no que además promulgo entre sus demás subordinados que la puerta para hacerlo está abierta.

Todo lo anterior, se puede resumir en que cuando un subordinado o un superior se saltan a un directivo, se pone de manifiesto una falta de confianza (del subordinado hacia el jefe al que se salta , o del jefe hacia el subordinado al que se salta).

Y éste es el problema.

Así, cuando oigamos discusiones sobre si tal se ha saltado a cual; si un subordinado se nos queja de que nos lo hemos saltado, o un directivo se queja de que su jefe se lo ha saltado, todos estos casos ponen de manifiesto una falta de confianza (o respeto, que sería peor si cabe)

Hace unas semanas me enteré que había un original concurso de SEO (cómo hacer que tu web salga mejor posicionada en los buscadores como el Google)
Alguien se inventa una palabra inexistente y el ganador es aquél a quien Google decide poner en primera posición pasados unos meses.

Luis, con quien tuve el placer de trabajar, es un gran matemático y programador que se ha hecho empresario.

Su empresa se dedica básicamente a desarrollo web y el SEO es una de las ramas que toca.
Enseguida pensé -con lo bueno que es él- que sería muy buena propaganda poder publicar a los cuatro vientos que había ganado este concurso.
Hablé con él y tardó exactamente cuatro milésimas de segundo en subirse al carro.

El 19 de junio empezó el concurso. El mismo día Luis compró un dominio (www.eurodipity.ws) y a los pocos días ya estaba en la doceava posición. ¡Todo un logro!

A lo largo de los siguientes días fuimos viendo cómo la subida del ránking de su página se estancaba.
Luis, que sabe un rato de esto, llegó a la conclusión que tenía que cambiar de herramienta. Estaba usando blogspot (de Google) y creía necesario cambiar a WordPress. Pero si se equivocava, podía echarlo todo a perder.

Luis se arriesgó y cambió.

Y al poco tiempo la página de Luis dejó de salir en Google.

Se acercaba el final del concurso (5 de Septiembre) y Luis se quedó impotente observando como su decisión parecía llevarle irrevocablemente a la derrota. Hay decisiones que tienen inercia y una vez tomadas no se pueden cambiar. Ésta era una de esas.

Y llegó el día del final del concurso y la página de Luis no quedó en el Top Ten.

¿Hizo mal Luis?

Yo creo que no. Que el éxito es de los que van tras él. De los que arriesgan. De eso se trata tomar decisiones. De tomarlas, no de acertarlas.

Quien quiera tomar únicamente decisiones acertadas, mejor se haga técnico. Porque como gestor o a nivel personal, no tenemos casi nunca la información necesaria para tomar decisiones certeras.

Lo más que podemos hacer es estar bien informados para que nuestra intuición tenga muchos números de acertar y ser rápidos tomando decisiones.
Es mucho más importante tomar una mala decisión (rápido) y rectificar (rápido) que esperar un poco más a tener mejores datos para tomar una decisión mejor.

Se dice rápido pero a muchos nos cuesta muchos años aprenderlo.

Pero entonces ¿el resultado no importa?

Si importa. Pero importa más el resultado a largo plazo.

Y a largo plazo, probablemente la página de Luis estará mejor posicionada que muchas de las que quedaron mejor el 5 de Septiembre. Pero mucho más importante que esto, Luis será capaz de tomar decisiones y eso le brinda la oportunidad de ser una persona exitosa.

Y además, como solía decir un jefe que tuve, “equivócate sin amargarte con una decisión de 50.000 Pts, que ya tendrás oportunidad de hacerlo cuando tengas que tomar una de mayor calado”.

Estamos trabajando en un nuevo proyecto.

Pretendemos crear una web que ayude a los managers en sus tareas cotidianas.
Primero debemos organizarnos un poco, pero prometemos volver pronto con un montón de pistas, discusiones, comentarios, trucos…

No dejéis de visitarnos!

Y entretanto, aprovechad para enviarnos comentarios sobre cuestiones que queráis tratar. Prometemos intentarlo!

Durante el día de Reyes de 2008, mi primo Patxi me habló de un libro que se estaba a punto de publicar: “The Last Lecture ” de un tal Randy Pausch.

Al profesor de la Universidad de Carnegie Mellon, Randy Pausch, le diagnosticaron un cáncer de páncreas con 10 metástasis en el hígado. Los doctores le daban semanas de vida.

En el ámbito universitario del que hablamos, existe una especie de tradición, la de pensar: ¿Cuál sería el tema de tu última conferencia? Randy Pausch tenía una perspectiva un tanto diferente sobre el tema, la suya podía ser la última conferencia de verdad.

Randy la tituló “Really Achieving Your Childhood dreams” (consiguiendo de veras tus sueños de la infancia)

Siguiendo el consejo de Patxi, miré en YouTube el vídeo de la última conferencia, que iba a servir de base para escribir el libro.

La conferencia resultó ser fascinante, energizante, motivante, y un sinfín de adjetivos que hacen que valga la pena que la miréis (incluso antes de acabar de leer este post)

En el vídeo, Randy dice que él siempre había pensado que si alguna vez una conferencia lo hacía famoso, esa iba a ser su conferencia sobre time management (gestión del tiempo)
Como Pausch pasó a merecer todo mi respeto inmediatamente, decidí buscar su otra conferencia. Aquí está:

En esta conferencia, Randy recomienda dos libros:

Un compañero de trabajo me dijo “Yo tengo ese libro aquí mismo”.
Al rato volvió con el libro:

A pesar de no ser el libro previsto, lo ojeé y en seguida decidí que merecía la pena leerlo.

En otro post os hablaré del GTD y cómo ha cambiado mi vida.

La de Randy Pausch terminó el día 25 de Julio de 2008.